マネーフォワード クラウド給与から「年末調整」新機能リリースのお知らせ＆使い方
はじめまして、マネーフォワードでHR Product 本部の本部長を務めている増山です。
年末調整の時期がやってきました。私たちが開発しているマネーフォワード クラウド給与は、今年の年末調整シーズンに向けて機能アップデートを重ねてきました。この記事ではその中のイチオシ機能についてご紹介します。
＼増山が紹介します！／
年末調整における業務コスト
そもそも企業で働く従業員にとって、年末調整のどの作業が負担になっているのでしょうか。少し前の調査ではありますが、2008年の三菱総合研究所の調査「年末調整処理業務の効率化の検討」を参考にしてみましょう。
例えば、従業員数800人規模の中小企業における年末調整の作業別の負荷割合を見ると、「提出物の収集作業（法定調書配布・回収）」が16.8％、「提出物の確認作業（法定調書チェック）」が29.9％と、提出物の収集と確認の2つの作業だけで年末調整全作業のおよそ半分の工数を占めているのがわかります。この作業が効率化されるだけでも年末調整業務の負担感を軽減することができそうです。
※三菱総合研究所の調査「年末調整処理業務の効率化の検討」より引用
マネーフォワード クラウド給与のイチオシ機能
マネーフォワード クラウド給与がアップデートした機能の中でも、次の3つがイチオシです。この機能により、提出物の収集作業と確認作業の負担を軽減することができます。
(1)アンケート回答形式によって、入力＆収集作業の負担を軽減
(2)ステータス別の表示・速度改善・差戻し理由入力などで確認作業の負担を軽減
(3)他社ソフトとの連携を強化し、収集作業の負担を軽減
(1)アンケート回答形式によって、入力＆収集作業の負担を軽減
■アップデート前
マネーフォワード クラウド給与には、従業員自身がWEB上で申告情報を入力する仕組みが備わっています。これまでは、項目一覧の中から自分が入力しなければならない項目を従業員自身に判断していただくようになっていました。
しかし、それでは年末調整業務の担当者への「自分はどの項目に入力すればいいか」といった問い合わせが減らず、せっかくWEB上で申告情報を回収することができても、そのメリットを活かしづらい状況になっていました。
■アップデート後
従業員の情報入力画面をアンケート回答形式に変更し、必要最小限の入力で済むようにアップデートしました。従業員の方はYES/NO形式のアンケートに回答していくだけで申告情報が完成します。
スマホからも回答可能なため、店舗等に在籍するパートやアルバイトの方々からも回収しやすいのが特徴です。この機能により、従業員の入力の手間を削減し、年末調整業務担当者の回収効率も向上しました。
ポイント
・アンケート回答形式＆必要最小限の入力で、従業員の手間を軽減
・従業員にはわかりづらい用語の説明等を画面に追加
・スマホでも入力でき、年末調整業務担当者の回収効率が向上
(2)ステータス別の表示・速度改善・差戻し理由入力などで確認作業の負担を軽減
■アップデート前
これまではステータスが異なる従業員も、全て1つの画面に表示されていました。絞り込み検索等もなかったので、個々の従業員があとどれくらい作業量・作業工程が残っているのかを把握しづらく、年末調整業務担当者の確認作業の効率が改善されていませんでした。また、一画面に全ての従業員が表示されることで、画面の表示速度が遅くなってしまう問題もありました。数百名規模だと表示までに数分かかるケースも……。
さらに、入力された情報にミスがあるなどの理由で担当者が差戻しする際、差戻し理由を入力できないようになっていました。そのため、クラウド給与外で担当者が従業員にコミュニケーションを取るという工数が発生してしまっていました。
■アップデート後
従業員のステータスに応じて画面を切り分け、ステータス別に残りの作業量・作業工程がわかるような画面構成に変更しました。これにより、担当者は年末調整全体の流れを把握しやすくなりました。
また、ステータスごとに事業所・部門・契約種別・従業員コード・従業員名による絞り込み検索ができるようになりました。これによりパートやアルバイトの方だけ先行して作業を進めることも可能です。絞り込み検索に加えてページ分割を行い、表示速度も大幅に改善しました。
さらに、担当者が差戻し理由を入力できるようになったことで、従業員とのコミュニケーションコストも大きく軽減することができました。従業員単位でメモ機能やログ機能が利用いただけるようにもなり、担当者間での共同作業効率も向上しました。
ポイント
・ステータス別で管理可能になり、担当者のタスク管理効率が向上
・ステータス別に部門や契約種別などで絞り込み検索ができ、従業員の属性別で提出依頼などが可能に
・管理画面の表示速度が改善
・担当者が差戻し理由を入力できるようになり、従業員とのコミュニケーションコストを軽減
・メモ機能追加により、担当者間で作業内容などの共有が可能になり作業効率アップ
・ログ機能追加により、どの担当者がどんな操作をしたか確認が可能に
・扶養の所得のチェックが自動で入るように
(3)他社ソフトとの連携を強化し、収集作業の負担を軽減
■アップデート前
これまでは他社ソフトで収集した申告情報を、年末調整業務の担当者が手入力でマネーフォワード クラウド給与に転記していました。しかし手入力のためミスが発生しやすく、余計なコストを発生させてしまう可能性がありました。
■アップデート後
APIを利用して、他社ソフトで収集した申告情報をマネーフォワード クラウド給与に直接取り込むことができるようにしました。また、マネーフォワード クラウド給与で計算した年末調整の結果を、APIやCSVで他社ソフト側に取り込むことも可能になりました。
計算結果を手動で転記する必要がなくなり、他社ソフトからの申告情報の取り込みもボタン1つで完了するため、担当者の作業効率は大幅に向上しました。
ポイント
・他社ソフトで収集した申告情報をAPIで取り込み可能になり、手入力によるミスを防止
・マネーフォワード クラウド給与での年末調整計算結果を、API及びCSVで他社ソフトへ出力可能に
おわりに
マネーフォワード クラウド給与は知識がなくても正しい年末調整が行えるように、年末調整対象者の判定、各種控除額の計算、所得金額計算など、すべて法令に準拠するかたちでシステムが自動で行います。導入を検討中の方は、ぜひこちらのリンクから詳細をご覧ください。